Nem todo mundo precisa ver tudo. O financeiro tem procedimentos que o atendimento não usa, e quem está chegando talvez só precise ler. As permissões do Base cuidam disso: cada pessoa vê e faz só o que faz sentido para o papel dela.
Este artigo explica a lógica. Os passos de cada configuração estão nos artigos indicados ao longo do texto.
Quem pode fazer: para mudar permissões, é preciso Pode Administrar no Espaço ou na organização.
De onde vem o acesso de uma pessoa
O acesso de uma pessoa se soma de três lugares:
| Onde | O que define |
|---|---|
| Permissões padrão | O mínimo que toda pessoa com login recebe ao entrar no Base. Veja Permissões padrão para quem entra no Base. |
| Espaço | Quem pode ler, editar, aprovar e administrar o conteúdo daquele Espaço. Vale também para os Espaços abaixo dele. Veja Acesso a um Espaço: pessoas e grupos. |
| Grupos | Um conjunto de pessoas que recebe os mesmos acessos de uma vez, como Atendimento ou Vendas. Veja Grupos de usuários: inclusão automática por domínio. |
Quando uma pessoa recebe acesso por mais de um caminho, vale o maior nível. Por isso, tirar o acesso em um lugar não tira o que outro caminho concedeu.
Nas configurações de um Espaço, um ícone de hierarquia ao lado do nível mostra de onde ele veio:
Os níveis de acesso
| Nível | O que a pessoa pode fazer |
|---|---|
| Negar acesso | Não vê aquele tipo de conteúdo. |
| Pode Ler | Vê e pesquisa o conteúdo. |
| Pode Submeter | Só em Formulários: preenche e envia respostas. |
| Pode Editar | Cria e edita, mas envia para aprovação antes de publicar. |
| Pode Aprovar | Revisa as mudanças e publica. |
| Pode Remover | Exclui conteúdo. |
| Pode Administrar | Tem controle total: aprova, edita, remove e dá acesso a outras pessoas. |
Cada nível é escolhido por tipo de recurso, como Espaços, Discussões (os comentários), Artigos, Cursos e Formulários. Nem todo recurso tem todos os níveis. Por exemplo, Pode Submeter só existe em Formulários.
Dica: deixe um padrão baixo, como Pode Ler, e libere o resto por Espaço ou por grupo. Dê Pode Aprovar só a quem revisa. Assim, todo artigo novo passa pela revisão antes de ir ao ar. Veja Aprovação: revise antes de ir ao ar.
Grupos que já vêm prontos
| Grupo | Quem faz parte |
|---|---|
| Autenticados | Todas as pessoas que entram com login. Use para liberar um Espaço para a empresa inteira. |
| Anônimos | Visitantes sem login. Use para deixar parte do Base pública. Esse grupo só aparece quando o login não é obrigatório. Veja Login e segurança: quem pode entrar no Base. |
Não consegue ver um conteúdo?
Quase sempre é falta de acesso ao Espaço onde o conteúdo está. Fale com quem administra esse Espaço ou com o time que cuida do Base na sua empresa e diga qual conteúdo você procura.
Se você administra o Espaço, abra as configurações dele e confira o nível da pessoa e dos grupos dela. Lembre que vale o maior nível entre o padrão, o Espaço e os grupos.