Pedir para alguém "escrever um artigo" costuma travar na página em branco. Com um formulário, você faz as perguntas certas, e cada resposta vira um artigo organizado e fácil de achar na busca.
Quem pode fazer: pessoas com Pode Administrar criam formulários e definem onde eles podem ser usados. Na tela de segurança, Formulários tem seus próprios níveis de acesso, entre eles Pode Submeter, para quem só preenche. Veja Permissões e acessos no Base.
Ideias para começar
| Formulário | Perguntas que ele faz |
|---|---|
| Lições aprendidas do atendimento | Qual era o problema? Como você resolveu? Precisou acionar outra área? |
| Mapa de sistemas | Para cada ferramenta da empresa: quem é o contato de suporte e quem são os responsáveis de TI e de negócio. |
| Conheça o time | Habilidades e experiências de cada pessoa, para achar rápido quem entende de cada assunto. |
Crie o formulário
- Abra o Espaço onde as respostas vão ficar.
- Clique no +, no topo da página, e escolha Formulário.
- Dê um nome ao formulário. Se quiser, adicione palavras-chave e uma descrição.
- À esquerda, clique em Adicionar seção e dê um nome a ela. As seções agrupam as perguntas e viram os títulos do artigo gerado.
- Em Campos de entrada, arraste para a seção o tipo de campo que quer usar.
- Na janela que abre, preencha o Nome do campo, que é a pergunta, e a Descrição auxiliar, uma dica que aparece embaixo dela. Ligue Requerido se a pergunta não pode ficar em branco. O Preview mostra como o campo vai ficar.
- Clique em Criar e repita para as outras perguntas.
| Campo | Quando usar |
|---|---|
| Text | Respostas curtas, de uma linha. |
| Editor de Texto | Respostas longas, com formatação, listas e imagens. |
| Data e Data & Hora | Quando algo aconteceu ou vai acontecer. |
| Múltipla Seleção | Uma lista em que a pessoa pode marcar várias opções. |
| Seleção Única | Uma lista em que a pessoa escolhe só uma opção. Cadastre as opções em Adicionar Opções. |
Depois de criado, cada campo tem botões para subir, descer, editar e excluir.
Defina o título das respostas
Em Template do Título, escreva como o título de cada resposta deve ser montado. Digite # para escolher uma das perguntas: a resposta dela entra no título.
No exemplo, o template Caso: # com a pergunta "Qual era o problema?" gera títulos como "Caso: Cliente não recebia o e-mail de redefinição de senha". Assim, ninguém precisa inventar um título, e todos seguem o mesmo padrão.
Quando terminar, clique em Publicar. Formulários também podem passar por aprovação antes de serem publicados. Veja Como funciona a aprovação de artigos.
Escolha onde o formulário pode ser usado
Cada Espaço define os tipos de conteúdo que aceita. Clique na engrenagem do Espaço e vá em Configurações de Conteúdo > Conteúdos > Tipos de Conteúdo Permitidos.
A lista traz Espaços, Artigos, Cursos e Formulários, e também cada formulário publicado, pelo nome. Se nenhuma opção estiver marcada, o Espaço aceita todos os tipos.
Dica: marque só o formulário em um Espaço criado para ele. Assim, por exemplo, o Espaço Lições aprendidas recebe apenas as respostas desse formulário e fica sempre organizado.
Preencha o formulário
- Abra o formulário no Espaço e clique no botão + com o nome dele, à direita.
- Responda as perguntas. As obrigatórias têm um * e o título já vai sendo montado no topo, pelo template.
- Clique em Publicar.
O Base salva o que você digita enquanto preenche. Para desistir da resposta, clique em Descartar esta versão.
O que acontece com as respostas
Cada resposta publicada vira um artigo no Espaço, com o título do template. Cada seção vira um tópico, e cada pergunta aparece em negrito, seguida da resposta.
Como é um artigo, a resposta também aparece na busca do Base e pode receber comentários e reações como qualquer outro conteúdo.
Encontre respostas
Na página do formulário, a Busca de Respostas filtra as respostas pelo que foi respondido em cada pergunta.
- Escolha a Seção e a pergunta.
- Escolha a condição, como igual à, contém, começa com ou busca livre, e o valor.
- Para combinar condições, clique em Adicionar Filtro. Para tirar uma, clique na lixeira ao lado dela.
- Clique em Buscar.
Baixe e gerencie as respostas
O menu ⋮, no canto superior direito da página do formulário, reúne as ações do formulário:
| Opção | O que faz |
|---|---|
| Editar | Abre o formulário para mudar perguntas, seções e template. |
| Baixar Respostas (xlsx) | Baixa todas as respostas numa planilha de Excel. |
| Compartilhar, Mover e Excluir | Funcionam como nos artigos. |
| Atualizar Títulos das Respostas | Use depois de mudar o template do título, para aplicar o novo padrão às respostas que já existem. |
| Reindexar Respostas | Use se alguma resposta não aparecer na busca. |
Para conhecer os filtros da busca geral, veja Como buscar conteúdo no Base.