Defina quem pode ler, editar, aprovar e administrar o conteúdo de cada Espaço. O acesso dado a um Espaço vale para ele e para todos os subespaços abaixo dele.
Quem pode fazer: pessoas com Pode Administrar no Espaço ou na organização. Para entender como os níveis se combinam, veja Permissões e acessos no Base.
Abra as configurações do Espaço
Abra o Espaço e clique na engrenagem, à direita do nome dele. Os acessos ficam em dois lugares do menu à esquerda:
| Menu | Para que serve |
|---|---|
| Acessos & Permissões > Grupos de Usuários | Dá acesso ao Espaço para grupos inteiros. |
| Acessos & Permissões > Usuários | Dá acesso ao Espaço para pessoas específicas. |
| Configurações de Segurança | Define o padrão do Espaço para todas as pessoas com login. |
Dê acesso a um grupo
- Em Acessos & Permissões, clique em Grupos de Usuários.
- Clique em Selecionar grupos.
- Na janela, marque os grupos que vão ter acesso ao Espaço. Use a busca se a lista for longa. O total aparece em Members.
- Clique em Fechar.
- Na lista, clique na engrenagem do grupo. Abre o painel Gerencie os Níveis de Permissões para cada App.
- Escolha o nível do grupo em cada recurso: Espaços, Discussões, Artigos, Cursos e Formulários.
Para tirar um grupo do Espaço, marque a caixa dele na lista e clique em Remove grupo.
Dê acesso a uma pessoa
Em Acessos & Permissões > Usuários, o caminho é o mesmo: clique em Selecionar usuários, marque as pessoas e escolha os níveis de cada uma. Para tirar alguém, use Remove user.
Dica: prefira grupos a pessoas. Crie grupos por área, como Atendimento, Vendas e Tecnologia, e dê o acesso aos grupos. Quando alguém entrar na empresa, basta colocar a pessoa nos grupos certos, e todos os acessos vêm junto. Veja Como criar grupos de usuários e automatizar por domínio.
Escolha o nível de acesso
Em cada recurso, o seletor mostra só os níveis que fazem sentido para ele.
| Nível | O que a pessoa pode fazer |
|---|---|
| Negar acesso | Não vê esse tipo de conteúdo. |
| Pode Ler | Vê e pesquisa o conteúdo. |
| Pode Submeter | Só em Formulários: preenche e envia respostas. |
| Pode Editar | Cria e edita, mas precisa enviar para aprovação antes de publicar. |
| Pode Aprovar | Revisa as mudanças, pede ajustes e publica. |
| Pode Remover | Exclui conteúdo. |
| Pode Administrar | Dá acesso a outras pessoas e muda as configurações do Espaço. |
Dica: quem tem só Pode Editar não publica sozinho. Use esse nível quando quiser que alguém revise o conteúdo antes de ele ir ao ar. Quem revisa é definido no Fluxo de Aprovação, no mesmo menu. Veja Como funciona a aprovação de artigos.
Descubra de onde vem um acesso
Ao lado de alguns seletores aparece um ícone de hierarquia. Pare o mouse sobre ele para ver de onde o nível veio, como Herdado de Nível de Organização.
Um nível herdado foi definido num lugar acima deste Espaço, como as permissões do grupo na organização ou o Espaço pai.
Atenção: quando uma pessoa recebe acessos por mais de um caminho (direto, por grupo ou pelo padrão da organização), vale o maior nível. Retirar o acesso em um lugar não tira o que outra regra concedeu.
Defina o padrão do Espaço
Em Configurações de Segurança, dentro das configurações do Espaço, ficam as Permissões de acesso padrão para usuários Autenticados só deste Espaço. Elas valem para todas as pessoas com login que entrarem nele.
A caixa Ignorar permissões herdadas (reset de permissões) faz o Espaço deixar de herdar os níveis de cima. Use quando um Espaço precisa de regras próprias, como uma área restrita dentro de um Espaço aberto.
O padrão da organização inteira fica nas configurações do ambiente. Veja Como definir as permissões padrão de quem entra no Base.
Grupos que já vêm prontos
| Grupo | Para que usar |
|---|---|
| Autenticados | Todas as pessoas que entram com login. Use para liberar um Espaço para a empresa inteira de uma vez. |
| Anônimos | Visitantes sem login. Use para tornar parte da base pública, como uma central de ajuda aberta. Esse grupo só aparece quando o login não é obrigatório. Veja Como controlar quem pode entrar no Base. |
Perguntas frequentes
Posso ter, no mesmo Espaço, um conteúdo para todos e outro restrito?
O ideal é separar em dois Espaços e publicar o conteúdo comum nos dois. Veja Como publicar o mesmo artigo em vários Espaços. Também é possível dar acesso artigo por artigo, mas, com o tempo, fica difícil saber quem vê o quê.
Quem pode criar artigos e enviar vídeos?
Quem tem Pode Editar em artigos naquele Espaço. Para publicar sem passar por aprovação, a pessoa precisa de Pode Aprovar. Veja também Como criar e gerenciar artigos no Base.